11/24/23

Jak system ERP enova365 wspiera prace organizacji pozarządowej?


System ERP (Enterprise Resource Planning) to oprogramowanie, które służy do kompleksowego zarządzania zasobami firm, instytucji administracji publicznej i organizacji pozarządowych. System doskonale dopasowuje się do specyfiki pracy. Potwierdza to Aneta Karwowska, Menadżerka ds. Kadr i Płac w Stowarzyszeniu WIOSNA: „Dzięki oprogramowaniu można tworzyć autorskie rozwiązania, które oddają potrzeby organizacji”. A Łukasz Adach, Wiceprezes Stowarzyszenia WIOSNA i Dyrektor HR dodaje: „Daje ogromne wsparcie na poziomie organizacyjnym, żebyśmy mogli obsługiwać wszystkie procesy biznesowe realizowane na co dzień”.

System enova365 wykorzystywany jest na co dzień w ponad 18 000 podmiotów: przedsiębiorstwach, administracji publicznej, ale również – co nas niezwykle cieszy – organizacjach pożytku publicznego, czy mówiąc szerzej trzecim sektorze, które w naszym kraju odgrywają szczególną rolę. Takie organizacje jak Stowarzyszenie WIOSNA to organizmy o rozwiniętej strukturze organizacyjnej, które – można powiedzieć – pracują jak duże firmy, dlatego takie rozwiązania jak moduł Kadry Płace, Księgowość i nie tylko, doskonale sprawdzają się w trzecim sektorze. Rozwiązania enova365 odpowiadają na potrzeby organizacji pożytku publicznego 
-– mówi Konrad Spryńca, Kierownik zespołu ds. działań związanych z rynkiem enova365.

enova365 to nowoczesne oprogramowanie do zarządzania, automatyzacji oraz cyfryzacji procesów firm o różnej wielkości z wielu branż. Jak pokazuje opisywany poniżej przykład wdrożenia enovy365 w Stowarzyszeniu WIOSNA, oprogramowanie jest także doskonałym narzędziem do zarządzania w organizacjach pożytku publicznego. 

System jest bardzo uniwersalny i elastyczny. Będzie miał zastosowanie zarówno w firmach usługowych, w organizacjach takich, jak nasza, czyli NGO o profilu społecznym czy w firmach produkcyjnych
-– wyjaśnia Aneta Karwowska.

Soneta i WIOSNA

System ERP enova365 od 2011 r. łączy firmę Soneta – producenta tego oprogramowania ze Stowarzyszeniem WIOSNA, które organizuje Szlachetną Paczkę, jeden z największych i najskuteczniejszych programów pomocowych w Polsce, a także Akademię Przyszłości, ogólnopolski program, który wspiera dzieci z niskim poczuciem własnej wartości.

Pomimo że jesteśmy organizacją pozarządową, to na co dzień funkcjonujemy jak inni pracodawcy i przedsiębiorcy. Mamy zatrudnionych na stałe ponad 100 pracowników. Jeśli chodzi o wolontariuszy, to jest to grupa ok. 15 tys., która rok w rok angażuje się w nasze programy społeczne. Jest to ogromna machina, którą trzeba zarządzać. Dążymy do tego, żeby co roku robić to coraz lepiej. Jednym z narzędzi, które pozwala nam być co roku bardziej efektywnym, sprawnym i optymalizować nasze działania, jest enova365
-– mówi Łukasz Adach.

Zobacz, jak działa Stowarzyszenie www.wiosna.org.pl i pomagaj ze Szlachetną Paczką i Akademią Przyszłości! 

Moduł Kadry i Płace

System zapewnia pełną obsługę księgowości, kadr i płac w Stowarzyszeniu WIOSNA. 

W takiej organizacji jak nasza, w której obsługujemy także dużą ilość umów cywilnoprawnych, ten system się sprawdza. Wszystkie operacje kadrowe i płacowe robimy w tym programie. Mogę śmiało go polecić organizacjom średniej wielkości, w tym NGO
-– mówi Aneta Karwowska.

Moduł Kadry i Płace jest niezbędny w pracy Stowarzyszenia, które zatrudnia na stałe ponad 100 pracowników. 

To narzędzie, dzięki któremu możemy obsłużyć naszych pracowników w bardzo wygodny sposób. Niezależnie od tego czy oni pracują z domu, czy z biura – mamy zespół, który jest rozproszony po całej Polsce – wszyscy mogą korzystać z tego narzędzia. W każdym momencie mogą wejść, zalogować się i złożyć wniosek według swoich potrzeb. To jest rozwiązanie, które dają nam dużą elastyczność i odpowiada na bieżące potrzeby
-– mówi Łukasz Adach.

Moduł Księgowości

Stowarzyszenie WIOSNA, jak każda organizacja pożytku publicznego, mająca osobowość prawną, składa sprawozdania finansowe i deklaracje CIT. 

System ERP pozwala nam odwzorować procesy, które funkcjonują w naszej organizacji, w tym procesy związane z księgowaniem i raportowaniem. Dzięki enova365 możemy zarówno ewidencjonować, monitorować, jak i raportować wszystkie koszty i przychody, czy śledzić wykonanie planu budżetowego 
-– mówi Dominika Langer-Gniłka, Dyrektorka ds. Współpracy i Rozwoju.

Warto również zwrócić uwagę na automatyzację systemu, która w dużym stopniu ułatwia pracę. Wiele procesów po skonfigurowaniu dzieje się z niewielkim udziałem pracownika, np. księgowanie dokumentów dzięki dopasowanym do potrzeb schematom księgowania. Dodatkowo użytkownik ma pewność, że system jest zgodny z obowiązującymi przepisami, dzięki bieżącym aktualizacjom.

Dużą wartością jest również to, że program kompleksowo obsługuje wszystkie procesy księgowe. Nie trzeba korzystać z dodatkowych narzędzi, a dane są spójne i zgromadzone w jednym miejscu.

Automatyzacja to bardzo szerokie pojęcie. W kontekście systemów klasy ERP – takiego jak enova365 oznacza przede wszystkim zastąpienie pracy człowieka pracą maszyn. W praktyce sprowadza się to do wykonywania przez system rutynowych, powtarzalnych czynności, dzięki czemu jesteśmy w stanie zaoszczędzić czas, środki finansowe czy też delegować pracownika do wykonania innych obowiązków. Narzędzia automatyzujące pracę w systemie enova365 wykorzystywane są w każdym obszarze funkcjonowania organizacji 
-– podsumowuje Konrad Spryńca.

Elastyczność systemu enova365

System charakteryzuje się dużą elastycznością. W krótkim czasie potrafi dopasować się do potrzeb i specyfiki organizacji. 

Możemy korzystać z gotowych modułów w systemie enova365. Jeśli są potrzeby, które wymagają czegoś więcej, to ze strony zespołu Sonety jest otwartość, żeby poszukać jakiegoś indywidualnego rozwiązania 
-– podkreśla Łukasz Adach.

System enova365 dopasowuje się do struktury organizacyjnej i rozwija się wraz z nią. 

Ten program daje możliwość stworzenia własnych raportów oraz wniosków, które uwzględniają okoliczności istotne dla organizacji. To też jest plus enovy365 
-– dodaje Aneta Karwowska.

Niestandardowe działania enovy365 na tle innych systemów

Charakter działania programów społecznych wymaga od pracowników elastycznego czasu pracy. I w tym punkcie system enova365 również odpowiedział na tę specyfikę.

Większość programów tego typu ma raczej niewielki margines na tworzenie przez organizację własnych wniosków np. o nieobecność, nadgodziny czy wniosków o delegację. U nas te wnioski są trochę niestandardowe. Oczywiście są zgodne z prawem pracy, ale jednak są niestandardowe, bo takich potrzebujemy. I to też jest atut enovy, że można zrobić na pulpitach pracowniczych coś, co trochę inaczej funkcjonuje niż w standardowych rozwiązaniach, z korzyścią dla klienta 
-– mówi Aneta Karwowska.

Program enova365 umożliwia dostęp do danych organizacji niezależnie od miejsca, w jakim znajdują się jego pracownicy. W Stowarzyszeniu WIOSNA ponad 100 osób na etacie pracuje w różnych częściach Polski. Są tam, gdzie działa Szlachetna Paczka i Akademia Przyszłości. Dzięki enova365 każdy pracownik ma dostęp do swoich danych niezależnie od miejsca, w którym się znajduje. Wystarczy, że ma urządzenie z Internetem.

Zdecydowanie większa część zespołu pracuje w trybie zdalnym, hybrydowym. Mamy też zespół rozproszony na terenie całej Polski. Mieliśmy w Stowarzyszeniu WIOSNA wiele pytań o to, jak przełożyć ustawę dotyczącą pracy zdalnej na rzeczywistość, w której funkcjonujemy. Duże wsparcie dostaliśmy ze strony zespołu enova365, z którą mogliśmy na bieżąco konsultować, jakie rozwiązanie możemy przyjąć, biorąc pod uwagę kulturę i specyfikę pracy. Udało nam się stworzyć rozwiązanie, które po pierwsze: jest elastyczne, po drugie: nie wiąże się z ogromnymi trudnościami dla pracowników, ponieważ funkcjonują w tym samym pulpicie, w którym pracowali do tej pory. To pokazuje, że enova365 podchodzi bardzo elastycznie do swoich klientów 
-– mówi Łukasz Adach.

Optymalne wsparcie – także w najbardziej intensywnym kwartale roku

Szlachetna Paczka to program społeczny, który umożliwia pomoc najbardziej potrzebującym. Program działa w całym kraju. Wolontariusze Paczki, w swoich lokalnych społecznościach, docierają do rodzin czekających na wsparcie – poznają ich historie i najważniejsze potrzeby oraz pośredniczą w przekazywaniu spersonalizowanego wsparcia od darczyńców.

Co roku Paczka rekrutuje i szkoli ok. 10 tys. wolontariuszy, którzy docierają do nowych miejsc i osób, którym często nie pomaga nikt inny. W ostatniej edycji Paczki ponad 12 tys. wolontariuszy dotarło z pomocą do ponad 15 tys. rodzin w potrzebie w 636 rejonach rozsianych po całej Polsce.

Szlachetna Paczka, by móc działać na dużą skalę, nieść nadzieję i umożliwiać realne wsparcie przez cały rok, potrzebuje także wsparcia informatycznego.

Od końcówki września do końca roku mamy dodatkowo dużo krótkoterminowych umów cywilnoprawnych z osobami współpracującymi z nami z zewnątrz. W tym czasie zatrudniamy również wielu stażystów, studentów zatrudnionych na podstawie umów zlecenia. Zatrudniamy także osoby do call center. To wszystko kumuluje się w trakcie kampanii Szlachetnej Paczki i Akademii Przyszłości, czyli w najbardziej intensywnym okresie działania organizacji. Wszystkie te umowy obsługujemy w enova365 równolegle z etatowymi pracownikami, których liczba jest na mniej więcej stałym poziomie 
-– mówi Aneta Karwowska.

Akademia Przyszłości – może pomóc każdy z nas

Ogólnopolski program społeczny Akademia Przyszłości wspiera dzieci, które nie wierzą w siebie, mają niską samoocenę i jeszcze nie odkryły swojego potencjału.

Dzięki darczyńcy, którym może zostać każdy z nas na stronie www.akademiaprzyszlosci.org.pl, w życiu dziecka pojawiają się wolontariusz lub wolontariuszka, który podczas indywidualnych zajęć poświęca dziecku czas i uwagę. Poznaje przyczyny braku wiary w siebie dziecka, towarzyszy mu w budowaniu pewności siebie i inspiruje do realizacji marzeń. Dzięki regularnym spotkaniom z wolontariuszem lub wolontariuszką dziecko zaczyna dostrzegać swój potencjał i wierzyć w swoje umiejętności.

Akademia Przyszłości co roku pomaga dzieciom odzyskać wiarę w siebie. W poprzedniej edycji do programu zrekrutowanych zostało 1962 dzieci z całej Polski (z 259 szkół podstawowych w 95 miastach).

System enova365 umożliwia nam realizację programów społecznych w tak dużej skali. Jedna z największych korzyści jest taka, że mamy niezbędne dane i procesy zaopiekowane przez system, który pozwala na optymalizację i bezpieczeństwo pracy na co dzień
-– mówi Łukasz Adach

Stowarzyszenia WIOSNA dziękuje za wparcie działań pomocowych firmie Soneta, producentowi systemu enova365.

Zobacz, jak działa Stowarzyszenie na www.wiosna.org.pl i pomagaj ze Szlachetną Paczką i Akademią Przyszłości! 

·