Poranek w biurze Stowarzyszenia WIOSNA zaczyna się spokojnie. Monika, Starsza Specjalistka ds. finansowo-księgowych, stawia kubek kawy na biurku i otwiera kalendarz wypełniony zadaniami. Zapowiada się intensywny dzień – ale nie nerwowy. Od 2011 roku w tym biurze nie ma już mozolnego dekretowania ani gorączkowego sprawdzania sald „na wszelki wypadek”. Monika wie, że nad porządkiem danych czuwa enova365, system, który towarzyszy jej od pierwszego kliknięcia aż po zamknięcie dnia. Dzięki niemu zamiast walczyć z procesami, może skupić się na analizie, decyzjach i pełnej kontroli nad finansami organizacji.
Poniższy tekst stanowi relację z pracy w dziale finansowo-księgowym Stowarzyszenia WIOSNA, gdzie technologia nie zastępuje człowieka, lecz wspiera go, dając przestrzeń do analizy, podejmowania decyzji i spokojnej weryfikacji.
08:00 – start dnia, jedno logowanie, a pełna kontrola
Loguję się do enova365, rejestruję czas pracy.
Kilka sekund – i Monika ma przed sobą uporządkowany pulpit z najważniejszymi informacjami. Nie musi otwierać kilku programów. Nie przeszukuje folderów. Nie zastanawia się, gdzie są dane. Wszystko jest w jednym systemie. To właśnie w tym momencie widać pierwszą różnicę: automatyzacja zaczyna się od organizacji.
08:15 – granty i darowizny pod kontrolą w kilkanaście sekund
Czas na kontrolę wydatkowania grantów i darowizn.
Otwieram mój arkusz w Excelu, który dzięki dodatkowi Analizy MS Excel jest "żywym" raportem. Przeliczam skoroszyt i w ciągu kilkunastu sekund arkusz pobiera z bazy enova365 najnowsze zapisy księgowe dotyczące finansowania projektów z grantów i darowizn.
- Od razu widzę salda odpowiednich kont, a tym samym – stopień rozliczenia środków, m.in. w podziale na projekty czy miejsca powstawania kosztów.
- Wyłapuję ewentualne przekroczenia bez konieczności przeklikiwania się przez setki kont w systemie.
- Na bieżąco kontaktujemy się z zespołem i wprowadzamy zmiany, jeśli to jest konieczne. Na koniec miesiąca dane są sprawdzone. Możemy też w kilkanaście minut przygotować raport z wydatkowania środków dla grantodawcy.
Bez przeklikiwania się przez setki zapisów. Bez ręcznego eksportowania danych. Jeśli coś budzi wątpliwość – reaguje od razu. Kontakt z zespołem, szybka korekta, aktualizacja danych.
Efekt? Wszystko jest sprawdzone na bieżąco. A raport dla grantodawcy? Gotowy w kilkanaście minut.
09:00 – księgowanie listy płac jednym kliknięciem
Gdy dział kadr zamknął listę płac – dawniej oznaczało to ręczne księgowanie wielu pozycji. Dziś?
Wchodzę w moduł „Dokumenty”, wybieram kolejne zatwierdzone listy płac i uruchamiam funkcję Predekretuj. System sam rozksięgowuje wszystkie elementy wynagrodzeń na odpowiednie konta za pomocą wcześniej zdefiniowanych schematów księgowych. Nie wpisuję żadnych dekretów ręcznie (robię to raz, w kartotece nowego pracownika).
- Jeśli na liście płac pojawi się nowy składnik – w prosty sposób mogę zmodyfikować schemat.
- Moja rola ogranicza się do rzutu oka na całość i zatwierdzenia dekretu.
- Predekretowanie każdego dokumentu trwa od kilkudziesięciu sekund do kilku minut – dzięki temu mam czas na sprawdzenie e-maili i stopniowe odpisywanie na wiadomości.
Praca toczy się równolegle – bez przestojów. Rola Moniki? Spojrzeć. Zweryfikować. Zatwierdzić.
11:00 – czas na zbiorcze księgowanie dokumentów
Przed południem czas na zbiorcze księgowanie dokumentów. Kilkanaście pozycji, wiele kont, indywidualne opisy dekretów. Brzmi jak godziny pracy? Niekoniecznie.
Potrzebuję zaksięgować kilkanaście dokumentów, a przy tym „rozbić” dekrety na wiele zapisów i różne konta, każdy zapis księgowy powinien mieć indywidualny opis. Nie robię tego ręcznie. Przygotowuję i obrabiam dane masowe w Excelu (na odpowiednio przygotowanym wzorze), a następnie kopiuję całość i wklejam dane dotyczące dokumentów wraz z opisami analitycznymi bezpośrednio na listę Dokumenty programu enova365.
- Idę po wodę / rozmawiam z koleżanką – czekam od kilkunastu sekund do kilku minut, aż system przetworzy wklejony wsad.
- Dekretuję zaimportowane dokumenty funkcją Predekretuj.
- Weryfikacja: Nie sprawdzam tego w enova365. Ponownie wracam do Excela, odświeżam dane, a prosta formuła porównawcza potwierdza mi, że suma zaimportowana do enova365 zgadza się co do grosza z moim plikami źródłowymi.
System przetwarza dane automatycznie. W tym czasie Monika ma czas na rozmowę ze współpracownikami. Nie czeka nerwowo nad paskiem postępu.
13:30 – controlling bez chaosu
Po południu przychodzi czas na controlling poprawności zapisów i sald na koniec miesiąca.
Korzystam z widoku w enova365 skonfigurowanego tak, by kontrolować salda na koniec każdego miesiąca. Mogę też na bieżąco kontrolować poprawność księgowania dokumentów i szybko wyłapywać braki i błędy.
Błędy? Braki? Nieprawidłowe salda? Są widoczne od razu. Automatyzacja nie polega tu na „zrobieniu wszystkiego za człowieka”. Chodzi o to, by człowiek mógł skupić się na analizie, a nie na mechanicznym przetwarzaniu danych.
14:30 – RZIS na żywo, bez generowania wydruków
Otwieram plik Excel z dodatkiem Analizy MS Excel, a w nim mam przygotowany arkusz z RZIS. Formuły zaciągają dane bezpośrednio z bazy danych enova365. Widzę wynik finansowy w czasie rzeczywistym.
To daje realne poczucie kontroli i pozwala podejmować decyzje na podstawie aktualnych danych.
15:45 – koniec dnia: wszystko zamknięte i wszystko pod kontrolą
Ostatnie spojrzenie na plan dnia: dokumenty zaksięgowane, salda sprawdzone, dane spójne,
raporty aktualne.
raporty aktualne.
Wylogowuję się z poczuciem dobrze wykonanej, zorganizowanej pracy.
Bez nerwowego „czy na pewno wszystko?”. System wspiera każdy etap pracy – od rejestracji czasu, przez księgowania, po controlling i raportowanie. Monika wylogowuje się z poczuciem dobrze zorganizowanego dnia.
Bo kiedy procesy są zautomatyzowane, praca przestaje być walką z czasem. Staje się świadomym zarządzaniem informacją. A kilka kliknięć naprawdę może zrobić ogromną różnicę.
Za kulisami współpracy: jak enova365 spina całą organizację
Poza codzienną księgowością i controllingiem enova365 wspiera w Stowarzyszeniu WIOSNA znacznie szerszy zakres procesów – od kadr i płac, przez elektroniczny obieg dokumentów (Workflow), aż po zarządzanie majątkiem trwałym i inwentaryzacją.
System integruje moduły Kadry Płace, Księgę Handlową i Księgę Inwentarzową, obsługuje handel, rozliczenia projektów oraz elektroniczne wyciągi bankowe, dzięki czemu dane finansowe, operacyjne i pracownicze są spójne i dostępne w jednym miejscu.
Pulpit Pracownika i Pulpit Kierownika umożliwiają zarządzanie wnioskami urlopowymi, ewidencją czasu pracy czy akceptacją dokumentów z dowolnej lokalizacji, co ma kluczowe znaczenie w organizacji działającej ogólnopolsko. System zapewnia także bieżące aktualizacje zgodne z przepisami, automatyczne księgowanie na podstawie schematów księgowych w czasie rzeczywistym oraz raportowanie dla projektów takich jak Szlachetna Paczka i Akademia Przyszłości. Dzięki temu enova365 nie tylko porządkuje finanse, ale realnie wspiera zarządzanie całą organizacją – od operacyjnych detali po strategiczne decyzje.
Stowarzyszenia WIOSNA dziękuje za wparcie działań pomocowych firmie Soneta, producentowi systemu enova365.