System ERP (Enterprise Resource Planning) to oprogramowanie, które służy do kompleksowego zarządzania zasobami firm, instytucji administracji publicznej i organizacji pozarządowych. System doskonale dopasowuje się do specyfiki pracy. Potwierdza to Aneta Karwowska, Menadżerka ds. Kadr i Płac w Stowarzyszeniu WIOSNA: „Dzięki oprogramowaniu można tworzyć autorskie rozwiązania, które oddają potrzeby organizacji”. A Łukasz Adach, Wiceprezes Stowarzyszenia WIOSNA i Dyrektor HR dodaje: „Daje ogromne wsparcie na poziomie organizacyjnym, żebyśmy mogli obsługiwać wszystkie procesy biznesowe realizowane na co dzień”.
System enova365 wykorzystywany jest na co dzień w ponad 18 000 podmiotów: przedsiębiorstwach, administracji publicznej, ale również – co nas niezwykle cieszy – organizacjach pożytku publicznego, czy mówiąc szerzej trzecim sektorze, które w naszym kraju odgrywają szczególną rolę. Takie organizacje jak Stowarzyszenie WIOSNA to organizmy o rozwiniętej strukturze organizacyjnej, które – można powiedzieć – pracują jak duże firmy, dlatego takie rozwiązania jak moduł Kadry Płace, Księgowość i nie tylko, doskonale sprawdzają się w trzecim sektorze. Rozwiązania enova365 odpowiadają na potrzeby organizacji pożytku publicznego
– mówi Konrad Spryńca, Kierownik zespołu ds. działań związanych z rynkiem enova365.
System jest bardzo uniwersalny i elastyczny. Będzie miał zastosowanie zarówno w firmach usługowych, w organizacjach takich, jak nasza, czyli NGO o profilu społecznym czy w firmach produkcyjnych
– wyjaśnia Aneta Karwowska.
Soneta i WIOSNA
Pomimo że jesteśmy organizacją pozarządową, to na co dzień funkcjonujemy jak inni pracodawcy i przedsiębiorcy. Mamy zatrudnionych na stałe ponad 100 pracowników. Jeśli chodzi o wolontariuszy, to jest to grupa ok. 15 tys., która rok w rok angażuje się w nasze programy społeczne. Jest to ogromna machina, którą trzeba zarządzać. Dążymy do tego, żeby co roku robić to coraz lepiej. Jednym z narzędzi, które pozwala nam być co roku bardziej efektywnym, sprawnym i optymalizować nasze działania, jest enova365
– mówi Łukasz Adach.
Moduł Kadry i Płace
W takiej organizacji jak nasza, w której obsługujemy także dużą ilość umów cywilnoprawnych, ten system się sprawdza. Wszystkie operacje kadrowe i płacowe robimy w tym programie. Mogę śmiało go polecić organizacjom średniej wielkości, w tym NGO
– mówi Aneta Karwowska.
To narzędzie, dzięki któremu możemy obsłużyć naszych pracowników w bardzo wygodny sposób. Niezależnie od tego czy oni pracują z domu, czy z biura – mamy zespół, który jest rozproszony po całej Polsce – wszyscy mogą korzystać z tego narzędzia. W każdym momencie mogą wejść, zalogować się i złożyć wniosek według swoich potrzeb. To jest rozwiązanie, które dają nam dużą elastyczność i odpowiada na bieżące potrzeby
– mówi Łukasz Adach.
Moduł Księgowości
System ERP pozwala nam odwzorować procesy, które funkcjonują w naszej organizacji, w tym procesy związane z księgowaniem i raportowaniem. Dzięki enova365 możemy zarówno ewidencjonować, monitorować, jak i raportować wszystkie koszty i przychody, czy śledzić wykonanie planu budżetowego
– mówi Dominika Langer-Gniłka, Dyrektorka ds. Współpracy i Rozwoju.
Automatyzacja to bardzo szerokie pojęcie. W kontekście systemów klasy ERP – takiego jak enova365 oznacza przede wszystkim zastąpienie pracy człowieka pracą maszyn. W praktyce sprowadza się to do wykonywania przez system rutynowych, powtarzalnych czynności, dzięki czemu jesteśmy w stanie zaoszczędzić czas, środki finansowe czy też delegować pracownika do wykonania innych obowiązków. Narzędzia automatyzujące pracę w systemie enova365 wykorzystywane są w każdym obszarze funkcjonowania organizacji
– podsumowuje Konrad Spryńca.
Elastyczność systemu enova365
Możemy korzystać z gotowych modułów w systemie enova365. Jeśli są potrzeby, które wymagają czegoś więcej, to ze strony zespołu Sonety jest otwartość, żeby poszukać jakiegoś indywidualnego rozwiązania
– podkreśla Łukasz Adach.
Ten program daje możliwość stworzenia własnych raportów oraz wniosków, które uwzględniają okoliczności istotne dla organizacji. To też jest plus enovy365
– dodaje Aneta Karwowska.
Niestandardowe działania enovy365 na tle innych systemów
Większość programów tego typu ma raczej niewielki margines na tworzenie przez organizację własnych wniosków np. o nieobecność, nadgodziny czy wniosków o delegację. U nas te wnioski są trochę niestandardowe. Oczywiście są zgodne z prawem pracy, ale jednak są niestandardowe, bo takich potrzebujemy. I to też jest atut enovy, że można zrobić na pulpitach pracowniczych coś, co trochę inaczej funkcjonuje niż w standardowych rozwiązaniach, z korzyścią dla klienta
– mówi Aneta Karwowska.
Zdecydowanie większa część zespołu pracuje w trybie zdalnym, hybrydowym. Mamy też zespół rozproszony na terenie całej Polski. Mieliśmy w Stowarzyszeniu WIOSNA wiele pytań o to, jak przełożyć ustawę dotyczącą pracy zdalnej na rzeczywistość, w której funkcjonujemy. Duże wsparcie dostaliśmy ze strony zespołu enova365, z którą mogliśmy na bieżąco konsultować, jakie rozwiązanie możemy przyjąć, biorąc pod uwagę kulturę i specyfikę pracy. Udało nam się stworzyć rozwiązanie, które po pierwsze: jest elastyczne, po drugie: nie wiąże się z ogromnymi trudnościami dla pracowników, ponieważ funkcjonują w tym samym pulpicie, w którym pracowali do tej pory. To pokazuje, że enova365 podchodzi bardzo elastycznie do swoich klientów
– mówi Łukasz Adach.
Optymalne wsparcie – także w najbardziej intensywnym kwartale roku
Od końcówki września do końca roku mamy dodatkowo dużo krótkoterminowych umów cywilnoprawnych z osobami współpracującymi z nami z zewnątrz. W tym czasie zatrudniamy również wielu stażystów, studentów zatrudnionych na podstawie umów zlecenia. Zatrudniamy także osoby do call center. To wszystko kumuluje się w trakcie kampanii Szlachetnej Paczki i Akademii Przyszłości, czyli w najbardziej intensywnym okresie działania organizacji. Wszystkie te umowy obsługujemy w enova365 równolegle z etatowymi pracownikami, których liczba jest na mniej więcej stałym poziomie
– mówi Aneta Karwowska.
Akademia Przyszłości – może pomóc każdy z nas
System enova365 umożliwia nam realizację programów społecznych w tak dużej skali. Jedna z największych korzyści jest taka, że mamy niezbędne dane i procesy zaopiekowane przez system, który pozwala na optymalizację i bezpieczeństwo pracy na co dzień
– mówi Łukasz Adach